Les citoyens suisses commandent les différents certificats (certificat individuel d'état civil, certificat de famille, certificat de partenariat) auprès de l'office d'état civil de leur lieu d'origine.
Les personnes qui ne possèdent pas la nationalité suisse commandent ces documents auprès de l'office d'état civil de leur domicile ou de leur lieu de séjour ou auprès de l'office d'état civil de leur dernier domicile.
Une confirmation de domicile/d'inscription/de radiation doit être demandée dans tous les cas (indépendamment du droit de cité) auprès de la commune du lieu de domicile concerné.
Le certificat d'héritier ou le certificat relatif à l'état de famille enregistré du preneur de prévoyance décédé doivent être demandés auprès de l'office cantonal des successions.